Hyvä webinaari ei vaadi ihmeitä – näin luot onnistuneen virtuaali­tapahtuman

Webinaari on loistava tapahtumaformaatti. Silloin kun se toteutetaan onnistuneesti. 

Webinaarien ja muiden virtuaalisten tapahtumien suosio ja määrä ovat kasvaneet viime vuosina kovaa vauhtia – onhan niihin kätevä osallistua miten ja mistä vain. Onnistuneen ja tuloksia tuovan webinaarin toteuttaminen voi kuitenkin olla helpommin sanottu kuin tehty.

INBOUND 2022 -tapahtumassa pureuduttiin webinaarien kehittämiseen Cventin sponsoroimassa Take your webinars from boring to buzz-worthy -sessiossa.

10 vinkkiä onnistuneen webinaarin järjestämiseen

Cvent tarjosi katsojille 10 vinkkiä, joiden avulla saat mahdollisimman paljon irti jokaisesta järjestämästäsi webinaarista. Vapaasti käännettynä vinkit kuuluvat seuraavasti:

1. Yleisö tulee ensin.
2. Testaa rohkeasti uusia formaatteja.
3. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
4. Käytä oikeita työkaluja.
5. Anna brändisi näkyä.
6. Käytä graafisia elementtejä ja videota.
7. Älä unohda vuorovaikutusta yleisön kanssa.
8. Jaa aidosti arvokasta sisältöä.
9. Käytä toimiva webinaarisisältö uudelleen.
10. Luo unohtumattomia live-hetkiä.

Markkinointi-ihmisen korvaan vinkit kuulostavat oikein sopivilta. Mutta miten niitä käytännössä kannattaa soveltaa webinaarin järjestämiseen? Käydäänpä nämä vinkit läpi vaiheittain, webinaarin suunnittelusta aina live-hetkeen asti.

Vaihe 1: Webinaarin suunnittelu, aikataulutus ja brändäys

Webinaarin suunnittelu lähtee aina yleisöstä. Määritä kohdeyleisö ja räätälöi webinaarin sisältö yleisön tarpeiden mukaan. Onhan jokaisen yrityksen tavoitteena aina tarjota asiakkaalle mahdollisimman paljon konkreettista hyötyä.

Suunnitteluvaiheeseen kannattaa aidosti panostaa. Kun webinaarin runko ja materiaalit on kursittu kokoon ajatuksella, yleisö viihtyy esityksen parissa paljon paremmin. Oman brändin esiin tuontia webinaarissa ei myöskään kannata vältellä. Brändää esitystila rohkeasti oman näköiseksi, tai luo webinaarille täysin oma konsepti.

Lisää vinkkejä webinaarin konseptoinnista saat esimerkiksi Machine Toolin Roboloikka-referenssistä, jossa autoimme herättelimme yhteiskunnallista keskustelua ja tutustutimme teollisuusalan päättäjät yhteistyörobotteihin.

Vaihe 2: Webinaarin sisältö ja työkalut

Webinaarin aikana esitettävä sisältö kannattaa pitää yksinkertaisena, selkeänä ja visuaalisena. Tällöin fokus säilyy puhujassa ja interaktiivisessa keskustelussa. Elävöitä esitystä videoilla ja selkeällä grafiikalla, jotka yleisön on helppo ja nopea sisäistää. Vältä pitkiä lauseita, hankalia sanoja ja monimutkaisia selityksiä.

Webinaari vaatii toimiakseen laadukasta, yleisölle tarkasti kohdennettua sisältöä. Parhaimmillaan sisältö herättää yleisössä kysymyksiä, joihin he saavat vastauksen heti webinaarin aikana. Sisältö voi olla mitä tahansa uuden tuotteen esittelystä erilaisiin koulutuksiin ja kursseihin, kunhan siitä on aidosti hyötyä yleisölle.

Vaihe 3: Webinaari käynnissä – huomioi yleisö ja kannusta keskustelua

Hyvä webinaari ei ole pelkkää esityksen läpikäyntiä ja sisällön tuputtamista yleisölle, joka istuu hiljaa ruudun toisella puolella. Vaikka webinaarin runko on hyvä suunnitella etukäteen, kannattaa tapahtuman aikana aina esittää yleisölle kysymyksiä, kannustaa keskusteluun chatin puolella ja vuorovaikuttaa henkilökohtaisemmalla tasolla. Rikkomalla neljännen seinän webinaari – ja brändi – ovat lähestyttävämpiä. 

Webinaarisi pitää myös tarjota jotain, joka saa yleisön palaamaan uudelleen. Hyvän sisällön ohella tässä auttavat interaktiiviset live-hetket, jotka antavat yleisölle sisältöä, jota he eivät edes tienneet tarvitsevansa. Toteuta live-hetkessä Q&A kysymyssessio, paljasta uusi tuote tai toteuta vaikka kilpailu.

Vaihe 4: Jaa, hyödynnä ja käytä uudelleen

Muista jakaa webinaarissa läpikäyty sisältö jälkikäteen helposti saatavilla olevassa muodossa. Kaikki eivät tee muistiinpanoja webinaarin aikana tai ehdi ilmoittautumisesta huolimatta paikalle tapahtuma-aikana. 

Voit esimerkiksi lähettää webinaarin kohokohdat osallistujille jälkikäteen sähköpostilla tai ohjata heidät lukemaan aiheesta kirjoitettua blogia. Muista myös tallentaa webinaari esityksen jälkeen, jotta osallistujat voivat palata siihen tarvittaessa.

Vaivalla tuotetusta webinaarista kannattaa ottaa kaikki irti. Voit esimerkiksi pilkkoa webinaarin pienempiin osiin ja käyttää näitä kohokohtia sosiaalisessa mediassa tai voit hyödyntää webinaarin materiaaleja seuraavien tapahtumien markkinoinnissa. Älä myöskään unohda nostaa menestyneitä webinaareja yleisön tietoisuuteen uudelleen. Hyvä sisältö ei vanhene!

Älä unohda tärkeintä – näin saat ihmiset paikalle

Nyt kun tiedät miten saat webinaaristasi mahdollisimman paljon irti, voit keskittyä yleisömäärän kasvattamiseen. Hyvällä webinaarilla ei tee mitään, jos se ei saavuta ansaitsemaansa yleisöä.

Tässä Blinkin vinkit webinaarin osallistujamäärän kasvattamiseen:

1. Tee formaatista houkutteleva. Testaa yksittäisten webinaarien sijaan uniikkia webinaarisarjaa brändillesi luonnollisessa kontekstissa. Miltä kuulostaisi esimerkiksi säännöllisesti toteutuva aamukahviwebinaari tai työmaalla toteutettu kyselytunti? Vain mielikuvitus on rajana!
   
   
2. Tarjoa yleisölle mitä se haluaa. Mitä konkreettisempaa hyötyä webinaarista on, sitä todennäkölisemmin yleisö haluaa ilmaantua paikalle. Ei ole myöskään huono idea tarjota webinaarissa pientä palkintoa vaikka parhaimman kysymyksen esittäjälle – kuten INBOUND 2022 -esityksessä tehtiin.
   
   
3. Markkinoi ajoissa ja tarpeeksi. Webinaariin on hankala ilmoittautua jos sen olemassaolosta ei tiedetä. Markkinoi etukäteen, monipuolisesti, ja ennen kaikkea niissä kanavissa joissa yleisösi viihtyy. Hyödynnä sähköpostimarkkinointia olemassa oleville liideille ja muista toisto. Yksi ja ainut viesti jää helposti huomaamatta.
   
   

Hyvän webinaarin toteuttaminen ei ole tähtitiedettä, mutta aikaa ja vaivaa koko prosessiin on varattava. Jos markkinointisi kaipaa lisäkäsiä, Blink auttaa sinua monipuolisesti erilaisten virtuaalitapahtumien markkinoinnissa.

Jätä meille viestiä tai varaa aika suoraan kasvujohtajamme kalenterista!